O que é necessário para a prorrogação da vigência de um contrato administrativo?

À primeira vista, seria suficiente a anuência dos signatários (a Administração Pública CONTRATANTE e a Empresa vendedora ou prestadora CONTRATADA).

Ocorre, no entanto, que a legislação erigiu algumas exigências/formalidades a serem seguidas pelo Administrador Público: a principal, a de buscar/alcançar/atingir a condição mais vantajosa para a Administração.

Nesse compasso, temos que não seria razoável o responsável/gestor do contrato motivar a prorrogação da avença na imprescindibilidade do serviço, que não pode sofrer solução de continuidade sem que a atividade administrativa seja prejudicada/comprometida. Ora, vislumbra-se óbvio que assegurar a permanente disponibilidade de serviço indispensável ao bom desempenho da atividade administrativa é obrigação irrenunciável do agente público a quem compete gerir os contratos decorrentes.

Assim, em razão do império do princípio da contratação da condição mais vantajosa para a Administração, o gestor deve se assegurar que a prorrogação do contrato (ou, em outras palavras, a prestação do serviço demandado pelo prestador já contratado) será a solução mais adequada.

Desponta uma indagação: e como saber se a continuidade é a condição mais vantajosa? Como saber se há condição (opção) tão ou mais vantajosa que a que já foi contratada?

A indagação é pertinente, e aponta para uma exigência legal que deveria ser desnecessária (como deveria ser desnecessário que o constituinte derivado alterasse o caput do art. 37 da Constituição Federal para sujeitar a atividade administrativa ao princípio de eficiência) — o planejamento.

Não à toa, o mais atual regulamento do pregão, e a nova lei de licitação e contrato, exigem que se realizem estudos técnicos preliminares para apurar qual a real necessidade da Administração deve ser satisfeita, e por quais meios sê-lo-á mais adequadamente.

O que, então, é indispensável no planejamento da prorrogação dos contratos de prestação de serviços de natureza continuada? Primeiramente, parece que é indispensável apurar (investigar) se há multiplicidade de oferta dos serviços, e sob quais critérios e condições o mercado os disponibiliza.

Assim, desponta que as formalidades exigidas do gestor do contrato não se conforma, a priori, com a prorrogação do contrato, mas com a garantia da oferta dos serviços necessários, seja pelo prestador já contratado, seja por outro prestador que lhes forneça em condições mais vantajosas.

Nesse contexto, se a condição mais vantajosa consistir em contratar a um fornecedor distinto, a atividade administrativa exige que as formalidades que competem ao gestor contratual sejam impulsionadas em tempo hábil para a formalização da contratação com prestador distinto. Isso quer dizer que, se for o caso, terá que ser realizada licitação para escolha de fornecedor — e, sabe-se, isso demanda lapso de tempo considerável.